גרסאות ישנות יותר של Microsoft Outlook סבלו מירידה בביצועים מכיוון שגודל קובץ האאוטלוק יגדל. כתוצאה מכך, קיימת תכונת אחסון בארכיון ב-Microsoft Outlook 2010 שתוכל להשתמש בה כדי לאחסן קבצים ישנים, כגון הודעות דואר אלקטרוני ישנות, אנשי קשר, רשימות תפוצה וערכי לוח שנה.
בעוד שמשתמשי Microsoft Outlook 2010 לא יחוו את אותה האטה בתוכנית שעשו המשתמשים בגרסאות הישנות, משתמשי הדואר האלקטרוני והיומן של היום מקבלים ושולחים כמויות גדולות יותר של נתונים שיכולים להגדיל במהירות את גודל קובץ ה-PST של Outlook. לכן, למרות שכבר אין צורך לאחסן קבצים בארכיון ב-Outlook כפי שהיה פעם, זה עדיין שיטה טובה להקטנת גודל הקובץ ולשיפור הביצועים של תוכנית הדואר האלקטרוני שלך.
שימוש בכלי הארכיון בלוח השנה של Outlook 2010
אם אתה מכיר יותר את שינוי ההגדרות בגירסאות ישנות יותר של תוכניות Microsoft Office, אז הפריסה והמבנה של Microsoft Outlook 2010 עלולים להיות מעט מבלבלים. רוב האפשרויות הניתנות להגדרה בגרסה זו של Outlook נמצאות על ידי לחיצה על קוֹבֶץ לשונית בפינה השמאלית העליונה של החלון. דפוס ניווט זה נכון גם למטרות הדרכה זו, אז לחץ על זה קוֹבֶץ לשונית. לחץ על לחצן המידע בצד שמאל של החלון כדי להציג קבוצה אחרת של אפשרויות בחלק הראשי של חלון Outlook 2010.
לחץ על כלי ניקוי כפתור במרכז החלון, שיציג תפריט נפתח עם קבוצה נוספת של אפשרויות. לחץ על ארכיון אפשרות בתחתית התפריט הנפתח הזה.
א ארכיון החלון יהיה פתוח כעת מעל חלון Outlook 2010 שלך. אם ברצונך לאחסן את כל קובץ Outlook 2010 שלך בארכיון, תוכל ללחוץ על שמור את כל התיקיות לארכיון לפי הגדרות הארכיון האוטומטי אפשרות בחלק העליון של החלון. עם זאת, כדי לאחסן רק את לוח השנה של Outlook 2010 שלך, סמן את ה העבר את התיקיה הזו ואת כל תיקיות המשנה לארכיון אוֹפְּצִיָה.
לחץ על לוּחַ שָׁנָה אפשרות לבחור את לוח השנה המוגדר כברירת מחדל עבור פרופיל Outlook 2010 הנוכחי שלך. אם ברצונך להעביר לארכיון לוח שנה אחר, כגון יומן אינטרנט, בחר באפשרות זו במקום זאת. אם אתה רואה חץ משמאל לאפשרות היומן הרצויה, זה אומר שיש מספר יומנים הכלולים בפריט זה. אם תבחר באפשרות מימין לחץ, Outlook יאחסן כל לוח שנה באותו קטע.
סיים את ההגדרות עבור ארכיון לוח השנה שלך ב-Outlook 2010 על ידי לחיצה על התפריט הנפתח מימין ל- פריטי ארכיון ישנים מ- ובחירת תאריך שלפניו תרצה לאחסן את כל הפריטים בקובץ שלך. לחץ על בסדר לחצן כדי להמשיך באחסון הארכיון של לוח השנה שלך ב-Outlook 2010.